Skydda känsliga ekonomiuppgifter med rätt utrustning

Information om företags ekonomiska ställning är en känslig uppgift som inte ska läcka ut . För att säkerställa att informationen är skyddad gäller det att tänka över på vilket sätt och med vilka hjälpmedel informationen kan säkras.

På en ekonomiavdelning lagras mycket information digitalt men det är även en hel del som skrivs ut i pappersform. Material till möten och mycket av bokföringsmaterialet finns på papper. Bokföringsmaterial behöver bara sparas i 7 år och när det är dags att kasta resultaträkningar, kostnadsanalyser och framtida ekonomiska strategier är det viktigt att materialet inte kommer i orätta händer. Genom att investera i en dokumentförstörare, som du kan läsa mer om genom att klicka här, säkerställs att ingen obehörig kommer åt informationen.

Skydda känslig information

Mycket av den information som finns på en ekonomiavdelning är känslig och bör därför skyddas med bra hjälpmedel. Det är bara offentliga årsredovisningar och deklarationer som når omvärlden medan det mesta av övrigt ekonomimaterial endast är för internt bruk. Mycket av det material som finns på en ekonomiavdelning ska inte heller nå ut till övriga avdelningar inom företaget. Det gäller bland annat löner som är en känslig uppgift och som bara löneavdelningen och vissa chefer bör kunna ta del av. I takt med den ökade teknikanvändningen i samhället har riskerna för cyberattacker ökat. Det gäller därför att säkra datorer och servrar mot obehörigt intrång. Genom brandväggar och andra IT-lösningar kan den digitala informationen skyddas. För att säkerställa att viktiga ekonomipapper inte kommer i orätta händer när de ska slängas är en dokumentförstörare ett viktigt redskap. En dokumentförstörare strimlar sönder papper och gör att det blir helt oläsligt. Det sönderstrimlade pappret kan sedan slängas i pappersåtervinningen. En bra dokumentförstörare kan även strimla sönder DVD- och CD-skivor.

Minst lika viktigt som att skydda informationen på teknisk väg är det att organisera verksamheten på rätt sätt. Genom ett bra ledarskap med tydliga instruktioner till hela organisationen kan kunskapen nå ut om hur känslig information ska hanteras. Alla på ekonomiavdelning ska få information om hur de ska hantera materialet de jobbar med. Det bör finnas riktlinjer om mejlhantering och hur filer ska sparas. Säkerheten vid distansarbete hemifrån eller när en medarbetare reser i tjänsten är också något som behöver ses över för att säkerställa att känslig information skyddas.

Informationssäkerhet en växande utmaning

I takt med att samhället blir allt mer digitaliserat ökar även kraven på informationssäkerhet i företag och organisationer. Även om fysiska inbrott fortfarande är ett hot är det idag främst digitala inbrott på distans som ökar. Det räcker med andra ord inte att ha galler för fönstren och säkerhetsdörrar. Den digitala säkerheten blir en allt viktigare del av företagens förebyggande arbete. Som ett hjälpmedel i detta arbete finns en nordisk certifiering för informationssäkerhet.

Tips för en säker ekonomiavdelning

  • Investera i bra tekniska hjälpmedel som t.ex. brandväggar och dokumentförstörare.
  • Ha en tydlig policy för informationssäkerhet inom hela företaget.
  • Utbilda alla medarbetare regelbundet i gällande säkerhetsrutiner.
  • Följ upp säkerhetsarbetet och se till att alla avvikelser rapporteras in.
Scroll to top